Nowy plik przesłany w wiadomości nie mówi jeszcze, czy zastępuje poprzedni załącznik. Przy zmianie zakresu zapisz, którego dokumentu dotyczy, co się zmienia i na jakim etapie jest uzgodnienie. To pozwala uniknąć pracy na dwóch równoległych wersjach.
Nadaj dokumentom stałe oznaczenia
Użyj identyfikatora współpracy, nazwy załącznika i numeru wersji. Na przykład U-08/Zakres/03 wskazuje trzecią wersję zakresu dla jednej sprawy. Data w nazwie pomaga, ale sama nie wyjaśnia, czy plik jest propozycją, czy wersją uzgodnioną.
Formalny sposób zmiany zależy od umowy i właściwych przepisów. Sprawdź wymagania przed rozpoczęciem dodatkowych czynności. Roboczy wzór zlecenia jest punktem do rozmowy, nie uniwersalną instrukcją zawierania zmian.
Porównaj zakres zamiast nazw plików
W fikcyjnym przykładzie wersja 02 obejmuje opis 100 rekordów. Propozycja 03 dodaje sprawdzenie zdjęć, co wpływa również na termin i kalkulację.
| Obszar | Wersja 02 | Propozycja 03 |
|---|---|---|
| Rekordy | 100 opisów | Te same 100 opisów |
| Zdjęcia | Poza zakresem | Sprawdzenie zgodności kodów |
| Termin | Uzgodniony wcześniej | Do ponownego ustalenia |
| Wynagrodzenie | Według dotychczasowych ustaleń | Propozycja zmiany do oceny |
Nie oznaczaj całej wersji 03 jako uzgodnionej, jeśli odpowiedź dotyczyła tylko zdjęć. W karcie zmiany można wskazać „zakres potwierdzony, termin i cena otwarte”. Taki zapis pomaga zadać właściwe pytanie, ale nie rozstrzyga skuteczności prawnej korespondencji.
Zamknij zmianę i zachowaj poprzednią wersję
Do ostatecznej wersji dołącz odwołanie do potwierdzenia oraz datę, od której ma być stosowana. Poprzedni plik oznacz jako zastąpiony, zachowując go w historii. Nie usuwaj z niego zapisów, które były podstawą wcześniejszej pracy.
Przekaż aktualny komplet obu stronom i osobie rozliczającej współpracę. Jeżeli zmiana dotyczy rezultatu, uaktualnij także kryteria odbioru. Przed dalszą pracą sprawdź, czy obie strony mają tę samą uzgodnioną wersję zakresu, ceny i terminu.