Przygotowujesz umowę zlecenia, opis usług i zestawienie godzin? Zacznij od opisu faktycznej współpracy, następnie określ wynagrodzenie i sposób potwierdzania czynności. Załączniki mają wyjaśniać ten sam zakres, a nie tworzyć kilka sprzecznych wersji ustaleń.
Poniżej jest pełny tekst roboczy dla przykładowych usług wykonywanych przez osobę fizyczną dla małej firmy. Przed zastosowaniem tekstu zalecamy konsultację z prawnikiem oraz specjalistą kadr i podatków. Nie kwalifikuje Twojej współpracy automatycznie i nie jest wzorem zatwierdzonym do podpisu.
Najpierw rodzaj współpracy
Kodeks cywilny odróżnia zlecenie dokonania czynności prawnej od innych usług, do których odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu. Poniższy przykład dotyczy tego drugiego modelu, potocznie nazywanego umową zlecenia. Kodeks cywilny, art. 734 i 750.
Jeśli rzeczywista praca ma cechy stosunku pracy, nazwa dokumentu nie rozstrzyga o jej charakterze. Dlatego przed użyciem sprawdź z prawnikiem m.in. sposób kierowania pracą, ustalania miejsca i czasu oraz rzeczywistą organizację. Kodeks pracy, art. 22. Nie dodawaj do umowy pozornej „samodzielności”, jeśli praktyka firmy wygląda inaczej.
Roboczy tekst umowy
Pola w nawiasach są do uzupełnienia po wyjaśnieniu scenariusza. Ten wariant przewiduje wynagrodzenie godzinowe i krótki okres świadczenia usług.
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG - ROBOCZY WARIANT ZLECENIA
Zawarta dnia [data] pomiędzy [firma, adres, oznaczenie i osoba uprawniona do działania], dalej Zleceniodawcą, a [dane osoby i adres], dalej Wykonawcą.
1. Zakres. Wykonawca świadczy usługi opisane w załączniku nr 1. Strony wskazują tam czynności, dostępne materiały, granice zakresu i sposób przekazywania pytań. Dodatkowe czynności wymagają uzgodnienia ich opisu i zasad wynagrodzenia.
2. Okres i organizacja. Usługi są wykonywane od [data] do [data]. Uzgodniony sposób organizacji: [rzeczywisty opis]. Osoby do uzgodnień: [dane kontaktowe]. Zapis ten ma opisywać praktykę, a nie zastępować ocenę rodzaju zatrudnienia.
3. Wynagrodzenie. Stawka za godzinę wynosi [kwota] zł brutto. Wynagrodzenie za okres jest obliczane na podstawie potwierdzonej liczby godzin z załącznika nr 2. Strony sprawdzają zastosowanie aktualnych przepisów o minimalnej stawce i terminach płatności.
4. Potwierdzenie czynności. Wykonawca przekazuje zestawienie dat, czasu i rodzaju czynności [uzgodniony sposób i termin]. Osoba sprawdzająca oznacza zgodność albo wskazuje konkretne rozbieżności do wyjaśnienia. Sporną pozycję zachowuje się z opisem stanowisk.
5. Materiały i wydatki. Zleceniodawca przekazuje [lista]. Przed planowanym wydatkiem związanym z usługą strony ustalają jego cel i sposób udokumentowania. Zwrot przekazanych materiałów opisują przy zakończeniu współpracy.
6. Płatność. Zleceniodawca rozlicza potwierdzony okres na podstawie sprawdzonego zestawienia i dokumentu przygotowanego zgodnie z ustaleniami księgowymi. Termin płatności: [termin zgodny z właściwymi przepisami]. Rachunek do wypłaty: [dane]. Potrącenia publicznoprawne ustala księgowość według sytuacji Wykonawcy.
7. Informacje i zmiany. Strony zapisują datę i zakres każdej uzgodnionej zmiany. Wykonawca zgłasza informacje niezbędne do prawidłowego rozliczenia oraz ich zmiany właściwej osobie w firmie. Szczegółowy zakres danych i ich obsługę określa się oddzielnie.
8. Zakończenie. Strony stosują właściwe przepisy o zakończeniu zlecenia, w szczególności art. 746 Kodeksu cywilnego. Nie zrzekają się z góry prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów. Rozliczenie obejmuje wykonane czynności i ustalone wydatki; sporne kwestie pozostają wyraźnie oznaczone.
Załączniki: 1. Zakres usług. 2. Zestawienie godzin. 3. Karta przekazanych materiałów.
Podpisy: [Zleceniodawca] i [Wykonawca].
Klauzula dotycząca płatności nie służy do odkładania wypłaty na dowolny czas do „akceptacji rachunku”. Warunki wynagrodzenia trzeba sprawdzić w stosunku do faktycznego okresu współpracy i właściwych przepisów. Wyjaśnienia PIP dotyczące wynagrodzenia ze zlecenia.
Załączniki, które mają konkretną rolę
Opis usług powinien odróżniać czynności objęte umową od prac dodatkowych. Roboczy przykład: „uporządkowanie oznaczeń w katalogu przykładowych produktów według przekazanej listy; oznaczanie braków do wyjaśnienia; bez samodzielnej zmiany cen i bez kontaktu z klientami”. Nie zamieniaj go na „inne zadania według potrzeb” bez analizy konsekwencji.
Zestawienie godzin może mieć taki układ:
| Data | Czynności | Liczba godzin | Pytania / potwierdzenie |
|---|---|---|---|
| [data] | [opis związany z załącznikiem nr 1] | [liczba] | [stan pozycji] |
Karta materiałów wskazuje nazwę, wersję, datę przekazania i sposób zwrotu. Dane do rozliczenia powinny być zbierane według formularza uzgodnionego z księgowością. Sam podpis pod zdaniem „jestem studentem” nie odpowiada na wszystkie pytania o ubezpieczenia i podatek przy zleceniu studenta.
Nie każdy zestaw potrzebuje każdego formularza. Jeżeli powstają dane osobowe, dokumentacja poufna albo utwór, zakres odpowiednich uzgodnień wymaga osobnej analizy. Ten pakiet nie dodaje pozornej klauzuli „RODO” zamiast takiej pracy.
Fikcyjny przykład godzin i wynagrodzenia
Firma Katalog Przykład i dorosły Wykonawca Przykładowy uzgodnili roboczo 80 zł brutto za godzinę. Dane, nazwy i stawka są fikcyjne; to nie rekomendacja ceny ani potwierdzenie prawidłowego rozliczenia konkretnej osoby.
| Data | Czynność | Godziny |
|---|---|---|
| 5 listopada 2026 | Oznaczenie braków w partii A | 3 |
| 6 listopada 2026 | Uporządkowanie oznaczeń w partii B | 2,5 |
| 9 listopada 2026 | Porównanie list i spis pytań | 1,5 |
| Razem | Potwierdzone czynności | 7 |
Robocza kwota brutto wynosi 7 × 80 zł = 560 zł. Nie jest to kwota netto do przelewu. Księgowość potrzebuje właściwych danych o sytuacji wykonawcy, a firma musi sprawdzić aktualne wymogi wynagrodzenia. Jeżeli jedna z pozycji jest kwestionowana, nie usuwa się jej bez śladu; zapisuje się powód i wynik wyjaśnienia.
Sprawdzenie zestawu przed użyciem
Porównaj nazwę i wersję zakresu z zestawieniem godzin. Sprawdź, czy nie rozliczasz czynności spoza umowy oraz czy strony wiedzą, jak i komu zgłosić zmianę. Prawnik powinien ocenić kwalifikację, treść i zakończenie współpracy, a księgowość sposób zbierania danych, płatności i obowiązki publicznoprawne.
Dopiero taki przegląd pozwala zdecydować, czy dokument pasuje do rzeczywistej sytuacji. Wypełniona tabela z liczbą godzin nie zastępuje tej oceny.